Privacybeleid

  1. Verantwoordelijk functionaris.
    Als functionaris Gegevensbescherming van de stichting Power-Amersfoort wordt aangewezen: de heer HJ Koster, penningmeester, wonende Hellerweg 10, 3882 BH Putten, mobiel: (06) 1243 3014; email: hj.koster@casema.nl
  2. Inventarisatie persoonsgegevens
    De verzamelde gegevens bestaan voornamelijk uit naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres, doch ook uit voor een goede administratie en verantwoording noodzakelijke gegevens, betreffende:
    a. Geregistreerde deelnemers
    b. Incidentele deelnemers
    c. Donateurs en sponsors
    d. DienstverlenersAd a) De gegevens van Geregistreerde Deelnemers worden bewaard om met ze te kunnen communiceren inzake jaarlijkse bijdragen, nieuwbrieven en andere huishoudelijke mededelingen, etc. Naast voor- en achternaam zijn emailadres, woonadres, en telefoon nummers belangrijk. Ook worden bedrag en datum van de jaarlijkse bijdragen genoteerd. De datum van (eerste) registratie) wordt automatisch geregistreerd.
    Uitsluitend in verband met het sociale karakter van de stichting worden daarnaast eventueel ook geboortedata, en geslacht geregistreerd indien vrijwillig doorgegeven. Deze gegevens zijn echter optioneel.
    Op geheel vrijwillige basis kunnen deelnemers een pasfoto plaatsen in het “Smoelenboek” op de afgescheiden en beveiligde deelnemerspagina van de website.
    In de toekomst zal het ook mogelijk zijn persoonlijke interesses te registreren teneinde onze serviceverlening te kunnen verbeteren. Ook dan is dit optioneel.
    Lichamelijke ongemakken van deelnemers en/of medicijngebruik, waar rekening mee gehouden moet worden, zullen alleen bij het bestuur en/of de betreffende evenement-organisatoren bekend zijn en als vertrouwelijk worden behandeld. Deze gegevens worden per evenement genoteerd en na afloop vernietigd.
    Ad b) De contactgegevens van Incidentele Deelnemers worden bewaard om ze op de hoogte te kunnen blijven houden inzake die activiteiten waarvoor zij zich specifiek hebben aangemeld. Dit gebeurt per evenement en de gegevens blijven één tot maximaal drie jaar bewaard.
    Ad c) De gegevens van eventuele donateurs en sponsors worden bewaard om ze aan te kunnen schrijven m.b.t. verzoeken om incidentele subsidie, de afwikkeling daarvan en om ze te bedanken. Naast contactgegevens worden ook ontvangen toezeggingen en betalingen geregistreerd.
    Ad d) De gegevens van dienstverleners worden bewaard om met ze te communiceren in verband met evenementen. Naast contactgegevens worden ook betalingen voor diensten geregistreerd.
  3. Wie verzamelt de gegevens?
    De gegevens worden verzameld door de penningmeester, eventueel in samenwerking met de organisatoren per evenement.
  4. Hoe komt Power-Amersfoort aan de gegevens?
    De gegevens van de Geregistreerde Deelnemers worden door hen zelf aangeleverd via het Aanmeldingsformulier op onze website.
    Middels het invullen van het Aanmeldingsformulier (bijlage 1) gaat de nieuwe deelnemer impliciet akkoord met de opslag en het gebruik van de daarin vermelde gegevens. Wel heeft hij of zij te allen tijde de keuze of de “sociale informatie” zoals bedoeld in artikel 2 a) slechts gedeeltelijk of helemaal niet te vermelden of te verwijderen. Dit kan dus ook op een later tijdstip.
    Reeds geregistreerde deelnemers ontvangen per email een exemplaar van dit nieuwe AVG document (zie art. 9).
  5. Hoe worden de gegevens bewaard?
    De “harde” gegevens worden bewaard in een kast met slotbeveiliging, de computers zijn beveiligd met beveiligings-software en aparte toegangscodes.
    De opslag van deze data vindt plaats op:
    A. Voor wat betreft Deelnemersregistratie: de centrale database (YMLP) van de penningmeester, ondergebracht bij onze internet provider. Met deze laatste zijn ook AVG afspraken gemaakt.
    B. Voor wat betreft Financiële administratie: de computer van de Penningmeester.
    C. Voor wat betreft Evenementen: de computers van (andere) bestuursleden en organisatoren. De gegevens worden door de penningmeester voor het specifieke doel beschikbaar gesteld. Het betreffende bestuurslid of organisator heeft de gegevens in een beveiligde omgeving opgeslagen.
  6. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
    Alle in artikel 2a genoemde gegevens zijn op persoonlijke basis in te zien en direct aan te passen of te verwijderen door de betreffende deelnemer op de afgescheiden en beveiligde deelnemerspagina op onze website.
  7. Gegevens delen met anderen
    Alle aan Power-Amersfoort verschafte gegevens zullen nooit aan derden worden doorverkocht en alleen aan een derde worden doorgegeven met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
  8. Hoe lang worden de gegevens bewaard?
    De financiële gegevens van de stichting Power-Amersfoort zullen maximaal gedurende de wettelijke termijn van 7 jaar worden bewaard. De gegevens van de deelnemers zullen worden bewaard gedurende de duur van hun deelname. Na beëindiging deelname blijven de gegevens nog maximaal 3 jaar bewaard. Op verzoek zullen bij beëindiging van hun deelname de gegevens worden vernietigd.
    Gegevens van lichamelijke aard zoals vermeld in de laatste alinea van art. 2a (zie boven) worden direct na beëindiging van de betreffende activiteit vernietigd.
  9. Wat is de rol van ICT?
    Op onze website zal een aparte AVG pagina worden geopend waarin Power-Amersfoort aangeeft wat de stichting doet op het terrein van privacy regelgeving conform de Algemene Verordening Gegevensbeheer. [dat is de pagina die je nu leest]
    Tijdens activiteiten van Power worden regelmatig foto’s gemaakt waarop deelnemers van Power te zien kunnen zijn. Door deelnemer te zijn van Power geeft iedere persoon aan in principe geen bezwaar te hebben tegen het maken en gebruiken van dit soort foto’s voor publicitaire doeleinden, online of in gedrukte media. Wanneer er om welke reden dan ook toch bezwaar ontstaat tegen plaatsing van een foto, mag iedere deelnemer niet-plaatsing (vooraf)/verwijdering (achteraf) eisen van een foto waarop de deelnemer zelf getoond wordt op online media. De webredactie zal dan de betreffende foto niet plaatsen of na eventuele plaatsing zo spoedig mogelijk van de door Power beheerde websites verwijderen. Namen bij foto’s worden alleen genoemd met voorafgaande toestemming van de betreffende geïdentificeerde persoon.
    Gegevens van bestuursleden, coördinatoren en leden van werkgroepen zullen alleen worden gepubliceerd na verkregen toestemming van betrokkenen.
    Met de beheerder van de website is een verwerkingsovereenkomst gesloten.
    Alle email berichten van Power-Amersfoort aan de deelnemers, zullen alleen via de Blind Copy (BCC) modus verstuurd worden, zodat er geen lijsten van alle privé e-mailadressen beschikbaar zijn en gaan rouleren.
  10. Datalek
    Bij het ontdekken van een datalek (als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben) wordt dit terstond gemeld aan alle deelnemers. Het bestuur checkt wat er gelekt is en wat de gevolgen kunnen zijn en meldt het lek aan de Autoriteit Persoonsgegevens: datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl
  11. Verdere procedure.
    Dit AVG document werd goedgekeurd door het bestuur van het Power-Amersfoort. Daarna zal dit gepubliceerd worden in een speciale mail aan alle reeds geregistreerde deelnemers. Zij hoeven ontvangst niet te bevestigen, maar krijgen wel de kans zich eventueel uit te laten schrijven.
    Het document wordt gepubliceerd op onze website en zal, indien nodig, periodiek worden aangepast.
    Bij aanmelding en registratie voor afzonderlijke activiteiten van Power-Amersfoort dienen deelnemers specifiek akkoord te gaan met registratie van de benodigde gegevens.
Design: Pixelliquid | Techniek: Kleine Stappen